Mitarbeiter:in Seminarorganisation (m/w/d)

Als Versicherungsmakler ist es unser Ziel, für jeden Bedarf die beste Versicherungslösung zu entwickeln. Dafür arbeiten über 90 mittelständische Versicherungsmakler mit über 900 Mitarbeitern unter dem Dach der MARTENS & PRAHL Gruppe. Eigenverantwortlich, leidenschaftlich und kompetent. Experten, die von der Privatperson über den Gewerbebetrieb bis zur Industrieanlage für jeden Kunden die Lösung nach Maß entwickeln. Nach Werten, die seit über 100 Jahren unser Handeln bestimmen: Vertrauen, Respekt und Verantwortungsbewusstsein. Gegenüber unseren Kunden, unseren Partnern und allen, die mit uns zusammenarbeiten.

Die Holding versteht sich als Dienstleisterin der Gruppe. Sie übernimmt administrative Arbeiten, entwickelt strategische Visionen, liefert Support in Werbung oder Beratung. Außerdem entwickelt sie Konzepte und Produkte, organisiert Fortbildungen und fördert den ständigen Austausch von Know-How.

Für unser Team in der Holding am Standort Lübeck suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt Unterstützung in der Organisation unserer Seminare. Die Stelle ist unbefristet in Teilzeit (20 - 30 h) zu besetzen.

Aufgaben

• Organisation und Koordination von Seminaren (vorrangig Präsenz) von der Idee bis zur Nachbereitung
• Terminplanung, Raum- und Ressourcenkoordination (Räume, Technik, Catering, Unterlagen)
• Abstimmung mit Referent:innen und internen Fachbereichen
• Erstellung und Pflege von Seminarplänen, Jahresübersichten und Kostenübersichten
• Teilnehmendenmanagement: Anmeldung, Bestätigungen, Wartelisten, Umbuchungen, Stornierungen
• Kommunikation mit Teilnehmenden (Info-Mails, Erinnerungen, Unterlagen, Zugangsdaten)
• Ansprechpartner:in für organisatorische Rückfragen (telefonisch & schriftlich)
• Unterstützung bei der Rechnungsabwicklung
• Einholen und Auswerten von Feedback (Evaluationen), Ableitung von Verbesserungen
• Mitwirkung an der Weiterentwicklung von Prozessen, Checklisten und Standards
• Unterstützung bei Marketing-/Kommunikationsmaßnahmen (Seminarbeschreibungen, Terminübersichten, Website/Newsletter)

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Veranstaltungskauf, Marketing, Dienstleistung) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung in Organisation/Koordination (z. B. Seminarbetrieb, Events, Assistenz, Backoffice, Kundenservice) ist von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Outlook, Excel, Word, Teams)
• Strukturierte Arbeitsweise und Routine in administrativen Prozessen (Termine, Datenpflege, Dokumentation)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; souveräne E-Mail-Kommunikation
• Organisationstalent mit Blick für Details und gleichzeitigem Priorisieren
• Serviceorientierung und freundliches Auftreten gegenüber Teilnehmenden/Trainer:innen
• Verlässlichkeit, Diskretion und hohe Eigenverantwortung
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit (Abstimmung mit vielen Schnittstellen)
• Stressresistenz und Flexibilität, besonders in „Peak“-Phasen (z. B. viele Termine parallel)

Benefits

• New Work mit Substanz: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe
• Flexibilität, die zum Leben passt: Individuelle Arbeitszeitmodelle sowie mobiles Arbeiten an bis zu 2 Tagen pro Woche
• Nachhaltig unterwegs: Bezuschussung von Fahrrädern und aktives Engagement für nachhaltige Themen
• Starkes Miteinander: Ein wertschätzendes Betriebsklima mit offenen Türen, hilfsbereiten Kolleg:innen und echtem Teamzusammenhalt
• Sicherer Start & Entwicklung: Strukturierte Einarbeitung sowie individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten über die MARTENS & PRAHL Akademie
• Moderner Arbeitsplatz: Helle, zentral gelegene Büroräume mit moderner Ausstattung und guter Erreichbarkeit mit Auto und ÖPNV
• Rundum versorgt: Kostenlose Getränke (Wasser, Kaffee, Tee) und Obst sowie Restaurants und Einkaufsmöglichkeiten in fußläufiger Entfernung
• Gesund & aktiv: HanseFit-Mitgliedschaft – wir bezuschussen Ihre Lizenz
• Gemeinsam mehr erleben: Regelmäßige After-Work-Events zur Stärkung des Teamgefühls

Gerne möchten wir Sie in unserem Team begrüßen und freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung.

Bitte senden Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen elektronisch unter Angabe des frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihren Gehaltsvorstellungen.

MARTENS & PRAHL
Versicherungskontor GmbH & Co. KG
Moislinger Allee 9c
23558 Lübeck

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